1. Verwerkingsverantwoordelijke
De aanbieder van MaThématique verwerkt persoonsgegevens in het kader van aanvragen, accounts, individuele wiskundebegeleiding, planning, communicatie en maandelijkse prestatieoverzichten.
De identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke staan op de pagina Wettelijke informatie.
2. Welke gegevens worden verzameld?
Bij een aanvraag en begeleiding kunnen naam, contactgegevens, de genormaliseerde vorm en verificatiestatus van e-mail en telefoon, schoolcontext, leerjaar, studierichting, reden van de aanvraag, gewenste momenten, planning, lesbedragen, documenten, notities en communicatievoorkeuren worden verwerkt. Bij e-mail worden beperkte verzend- en aflevergebeurtenissen verwerkt, zoals aanvaarding door de verzenddienst, aflevering, uitstel, weigering, ongeldig adres, blokkering, klacht of uitschrijving. Alleen na voorafgaande, afzonderlijke en vrijwillige toestemming van de ontvanger mogen ook een opening, proxy-opening of klik worden geregistreerd; zulke signalen kunnen door privacysoftware of beveiligingsscanners zijn veroorzaakt en bewijzen niet dat een persoon het bericht las. Voor lessen bij de leerling kunnen meerdere zelf beheerde lesadressen, hun genormaliseerde vorm, coördinaten, routesnapshots en een door de beheerder ingestelde parkingkost worden verwerkt. Wanneer een portaalgebruiker met toestemming een student aanbrengt, worden ook de opgegeven naam, het e-mailadres en telefoonnummer van die persoon en de naam van de aanbrenger verwerkt. Historische waarden uit oudere dossiers blijven alleen bestaan zolang dat operationeel of wettelijk nodig is. Beveiligingslogs bevatten beperkte technische gegevens. Er wordt niet gevraagd naar een rijksregisternummer of identiteitsdocument.
3. Waarom worden deze gegevens verwerkt?
- Om de aanvraag te beoordelen en contact op te nemen.
- Om de gewenste begeleiding en praktische haalbaarheid te bespreken.
- Om misbruik en ongeoorloofde toegang tot de website te beperken.
- Om gemaakte afspraken en, na aanvaarding, de dienstverlening correct uit te voeren.
- Om accounts, agenda’s, lesdocumenten en maandelijkse prestatieoverzichten beschikbaar te stellen.
- Om overeengekomen e-mailmeldingen te verzenden en technische afleverproblemen op te volgen.
- Om een door de betrokkene verwachte ondersteuningsvraag na een doorverwijzing op te volgen.
4. Rechtsgrond
De aanvraag wordt verwerkt om op verzoek van de betrokkene voorbereidende stappen te nemen vóór een overeenkomst. De begeleiding, planning, praktische dienstberichten en prestatieoverzichten zijn nodig voor de uitvoering daarvan. Historische financiële bewijsgegevens worden uitsluitend op grond van toepasselijke wettelijke verplichtingen bewaard. Beveiligingsgegevens worden verwerkt vanuit het gerechtvaardigde belang om de dienst te beschermen.
De velden met een ster zijn nodig om een aanvraag te beoordelen en daarover contact op te nemen. Zonder die gegevens kan de aanvraag niet worden verzonden of behandeld en kan geen begeleidingsovereenkomst worden voorbereid.
Technische afleverregistratie en optionele lees- of klikmeting zijn verschillende verwerkingen. Voor het betrouwbaar uitvoeren en beveiligen van de afgesproken communicatie bewaren we alleen noodzakelijke afleverinformatie. Bij sommige belangrijke berichten kun je vrijwillig ontvangst bevestigen met een aparte knop. Alleen die uitdrukkelijke bevestiging wordt met tijdstip opgeslagen; het openen van de link bevestigt niets. Niet bevestigen verhindert de dienstverlening niet en levert geen bewijs dat je het bericht niet hebt gelezen.
5. Leerlingen en verantwoordelijken
Voor elke leerling is een ouder of verantwoordelijke contactpersoon verplicht, ongeacht de leeftijd van de leerling. Er worden alleen gegevens gevraagd die nodig zijn om de aanvraag en begeleiding te organiseren.
6. Bewaartermijn
Een aanvraag die niet tot begeleiding leidt, de contactgegevens van een aangebrachte student en e-mailaflevergebeurtenissen worden standaard niet langer dan 12 maanden bewaard. Afgesloten, niet-aanvaarde aanvragen worden daarna in kleine onderhoudsbatches geanonimiseerd: vrije tekst, contact-, onderwijs-, adres-, route- en planningsgegevens verdwijnen, terwijl alleen de noodzakelijke statushistoriek en het bewijs van de toepasselijke privacyversie en rechtsgrond overblijven. Verlopen aflevergebeurtenissen worden verwijderd zonder de lokale verzendstatus te wissen. Een actieve bewaarbeperking wegens een geschil of wettelijke verplichting stelt dossieranonimisering uit. Operationele dossiergegevens en zelf beheerde adressen worden verwijderd of geanonimiseerd wanneer ze niet langer nodig zijn. Reeds bestaande financiële bewijsgegevens worden bewaard zolang toepasselijke boekhoud- of fiscale regels dit vereisen.
Ook gehashte ontvangstlinks en eventuele expliciete ontvangsttijdstippen worden uiterlijk na 12 maanden vanaf aanmaak verwijderd. De link zelf vervalt al na zeven dagen. Het verwijderen van deze optionele ontvangstregistratie wijzigt geen financiële bewijsgegevens.
7. Beveiliging en ontvangers
De website gebruikt rolgebaseerde toegangscontrole, versleutelde verbindingen, server-side validatie, een auditlog en afgeschermde bestandsopslag. Persoonsgegevens worden niet verkocht. Hosting- en e-maildienstverleners ontvangen uitsluitend gegevens die nodig zijn voor hun opdracht. De inhoud van succesvol verzonden activatie-, wachtwoordherstel- en loginadresbevestigingsberichten wordt onmiddellijk na verzending verwijderd en door een controlehash vervangen. Andere afgehandelde berichtinhoud wordt na een korte operationele termijn van 30 dagen op dezelfde manier geredigeerd; verzendstatus, ontvanger, onderwerp en minimale aflevermetadata blijven als beperkt auditspoor bestaan. Van providergebeurtenissen worden geen volledige webhookinhoud, IP-adres, gebruikersagent of aangeklikte URL bewaard; een eventuele URL wordt uitsluitend door een niet-omkeerbare controlehash vervangen. E-maildomeinen worden technisch op een mailserver gecontroleerd en toegang tot het adres wordt bewezen met de activatielink. Belgische telefoonnummers worden naar +32-formaat genormaliseerd en op land en nummertype gecontroleerd; eigendom wordt pas na werkelijk contact bevestigd. Voor een les bij de leerling wordt het adres server-side gecontroleerd via de Geolocation API van Digitaal Vlaanderen. Bij uitval of een ontbrekend officieel resultaat kan ORS/Pelias dezelfde adrescontrole uitvoeren. De gevonden coördinaten worden naar openrouteservice gestuurd om de autoroute te berekenen; de privésleutel en het vertrekadres worden niet in de browser gepubliceerd.
Combell verzorgt de hosting en Brevo de e-mailaflevering. Voor hun verwerking van de noodzakelijke gegevens zijn passende verwerkersafspraken vereist. Als een dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zijn passende waarborgen vereist, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Informatie over de toepasselijke afspraken en waarborgen kun je via het privacycontact opvragen.
8. Jouw rechten
Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid van je persoonsgegevens. In het portaal kun je adressen zelf beheren, een machineleesbare export downloaden en communicatievoorkeuren wijzigen. Die export bevat ook de doorverwijzingen die je zelf hebt ingestuurd. Je kunt ook bezwaar maken wanneer de verwerking op een gerechtvaardigd belang steunt. Een wettelijke bewaarplicht kan onmiddellijke verwijdering van historische financiële bewijsgegevens verhinderen.
Voor een privacyverzoek kun je de contactgegevens op Wettelijke informatie gebruiken of, wanneer je al een account hebt, het beveiligde portaal.
Een eventuele toestemming voor e-mailinteractiemeting kun je zonder nadelige gevolgen intrekken via het privacycontact. Intrekken moet even eenvoudig zijn als toestemming geven en geldt voor toekomstige metingen. Dit verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere metingen op basis van geldige toestemming.
9. Cookies
De standaardwebsite gebruikt alleen technisch noodzakelijke sessiecookies voor beveiligde formulieren en de beheeromgeving. Er worden geen advertentie- of trackingcookies geplaatst. Ook zonder cookies kunnen e-mailpixels en gepersonaliseerde kliklinks tracking zijn. Deze optionele meting mag alleen starten na voorafgaande, specifieke toestemming en mag niet vereist zijn voor bijles, een account of praktische dienstberichten. Een algemene akkoordverklaring met deze privacytekst geldt niet als toestemming. Zonder ingerichte toestemmings- en intrekkingsmogelijkheid mag deze meting niet worden gebruikt; de aanbieder moet haar ook bij de e-maildienstverlener uitschakelen. Alleen gebeurtenissen lokaal negeren volstaat niet.
10. Persoonlijke agenda-link
Een agenda-abonnement bevat een geheim toegangstoken. Het token wordt gehasht voor validatie en versleuteld opgeslagen zodat alleen de ingelogde eigenaar de abonnementsknoppen kan gebruiken. Wie de abonnementslink bezit, kan de bijbehorende lesagenda met locatie en noodzakelijke lesdetails lezen. Ook de beheeragenda is beperkt tot 90 dagen terug en 18 maanden vooruit en bevat geen interne notities, annuleringsreden, bedragen, afstand of exacte GEO-coördinaten. Regenereer een link onmiddellijk bij vermoeden van verlies; de vorige link wordt direct ingetrokken.
11. Klacht
Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit wanneer je meent dat persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt.